Adalet Bakanlığı Yazı İşleri Yönetmeliği ve UYAP Kalem Mevzuatı: Defterler, Kartonlar ve GYS Soru Çözüm Rehberi

Bölge Adliye, İlk Derece Adli Yargı ve İdari Yargı Yazı İşleri Hizmetleri Yönetmeliği GYS'de en az 8 soru demektir. UYAP'ta ve fiziki tutulan defterler, kartonlar ve müdür görevleri tablosu.

Adalet Teşkilatında Kalem Mevzuatı ve Yazı İşleri Müdürünün Yasal Sorumlulukları

Adalet Bakanlığı Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Sınavı'nda (Yazı İşleri Müdürlüğü ve Şeflik branşları) en yüksek soru ağırlığına sahip mevzuat alanlarından biri Bölge Adliye ve Adli Yargı İlk Derece Mahkemeleri ile Cumhuriyet Başsavcılıkları Yazı İşleri Hizmetlerinin Yürütülmesine Dair Yönetmeliktir.

Sınavda adayların en sık hata yaptığı nokta; hangi kayıt ve defterlerin sadece UYAP bilişim sisteminde elektronik olarak tutulduğu, hangi karton ve defterlerin ise fiziki olarak çıktı alınıp saklanmasının zorunlu olduğu ayrımıdır.

1. UYAP Ortamında Tutulan Kayıtlar vs Fiziki Kartonlar Tablosu

Yönetmeliğin temel ilkesi şudur: UYAP bilişim sisteminde tutulan kayıtlar fiziki olarak ayrıca deftere kaydedilmez. Ancak bazı hayati evraklar için fiziki karton tutma zorunluluğu kanun ve yönetmelikle korunmuştur:

Kayıt / Belge Türü	Tutulma Biçimi	Yasal Dayanak & Açıklama	GYS Çıkmış Soru Önemi
Esas, Karar, Duruşma Günü Kayıtları	Yalnızca UYAP'ta Elektronik	Fiziki defter tutulması kesinlikle yasaktır. Sistem otomatik sıra numarası verir.	Çok Yüksek (Tuzak: "Fiziki defter tutulur" denir)
Karar Kartonu	Elektronik + Fiziki Zorunlu	Mahkeme kararlarının ıslak imzalı veya güvenli elektronik imzalı birer nüshası karar kartonunda tarih ve numara sırasıyla saklanır.	Kesin Soru (Her yıl sorulur)
Zimmet Defteri / Kaydı	Elektronik veya Fiziki	Daire dışına veya kurumlara elden teslim edilen evrak için tutulur. Elektronik ortamda tutulamayan hallerde fiziki tutulabilir.	Orta
Kasa Kartonu (Harç ve Masraf)	Fiziki Saklama Zorunlu	Vezne veya mahkeme kasasına giren harç, avans ve kıymetli evrak makbuz nüshaları kasa kartonunda tutulur.	Yüksek
Dizi Pusulası Düzenleme Zorunluluğu	Kanuni Zorunluluk	Başka mahkemeye veya mercie gönderilen dosyalar ile arşive devredilen dosyalarda dizi pusulası tanzimi zorunludur.	Yüksek (Dizi pusulası imzacıları sorulur)

2. Yazı İşleri Müdürünün Görev, Yetki ve Denetim Sorumlulukları

Yönetmelik uyarınca Yazı İşleri Müdürü, kalemin amiri olup mahkeme başkanı veya hakimin gözetim ve denetimi altında aşağıdaki görevleri icra eder:

İş Bölümü ve Personel Yönetimi: Yazı işleri hizmetlerinin mevzuata uygun, düzenli ve hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlamak; personelin iş dağılımını yapmak.
Kasa ve Emanet İşlemleri: Veznesi bulunmayan yerlerde teminat, harç ve gider avansını tahsil edip gecikmeksizin adli emanete veya bankaya yatırmak; makbuzları kasa kartonunda saklamak.
Duruşma ve Tutanak Kontrolü: Zabıt kâtibinin duruşmada hazır bulunmasını sağlamak, zabıt kâtibinin bulunmadığı zorunlu hallerde bizzat duruşmaya kâtiplik yapmak.
Tebligat ve Müzekkere Denetimi: Çıkarılan tebligatların ve yazılan müzekkerelerin zamanında yapılıp yapılmadığını takip etmek.
Arşiv ve Devir İşlemleri: Kesinleşen dosyaların arşive devrini sağlamak; her takvim yılı sonunda kayıtları kapatarak devir işlemlerini gerçekleştirmek.

GYS Sınav Püf Noktası: Dizi Pusulasını Kim İmzalar?

Sınavlarda "Dizi pusulasını mahkeme başkanı / hakim imzalamak zorundadır" şeklinde çeldiriciler kurulur. Yönetmeliğe göre dizi pusulası, dosyayı inceleyen görevli zabıt kâtibi tarafından düzenlenir ve yazı işleri müdürü tarafından onaylanır. Hâkimin dizi pusulasını imzalama zorunluluğu yoktur.

3. Mahkeme Kaleminde Dosya İnceleme ve Suret Alma Usulü

Dosyaların taraflarca, vekillerince veya üçüncü kişilerce incelenmesi katı usul kurallarına bağlanmıştır:

Vekil (Avukat): Vekâletnamesi olmasa bile avukatlar dosya içeriğini fiziki veya UYAP (Avukat Portalı) üzerinden inceleyebilirler. Ancak vekâletnamesi olmayan avukat örnek (suret) alamaz.
Taraflar (Davacı, Davalı, Sanık, Mağdur): Kimlik ibraz etmek suretiyle kalem personeli nezaretinde dosyayı inceleyebilir ve harcını ödemek şartıyla onaylı suret alabilirler.
Üçüncü Kişiler: Haklı bir menfaati olduğunu kanıtlamayan üçüncü kişiler dosyayı inceleyemez. İnceleme izni ancak mahkeme başkanının veya hâkimin yazılı izniyle verilebilir.
Gizlilik Kararı Bulunan Dosyalar: Soruşturmanın gizliliği kararı (CMK m. 153/2) veya duruşmanın kapalı yapılması kararı olan dosyalarda vekillerin inceleme yetkisi kısıtlanabilir.

4. Yıl Sonu Devir ve İstatistik İşlemleri

Her adli yıl veya takvim yılı sonunda kalemlerde yapılan işlemler sınav sorularında sıklıkla kronolojik sıra olarak sorulur:

Kayıtların Kapatılması: Takvim yılının son iş günü mesai saati bitiminde UYAP sistemi üzerinden yıl sonu devir cetvelleri dökülür.
Devreden Dosyalar: Bir önceki yıldan devreden dosyalar yeni yılda yeni bir esas numarası ALMAZ; eski esas numarası üzerinden işlem görmeye devam eder.
Arşiv Ayıklama ve İmha: Saklama süresi dolan evrak ve dosyalar, Adalet Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümlerine göre komisyon marifetiyle ayıklanarak imha edilir. İlamlar ve tapu/nüfus kayıtlarına ilişkin evraklar ebediyen (süresiz) saklanır.

GYS Kalem Mevzuatı Çıkmış Soru Örnekleri

Soru 1: Yazı İşleri Yönetmeliğine göre, vekâletnamesi bulunmayan bir avukatın mahkeme kalemindeki dosyayı incelemesi ve suret almasıyla ilgili aşağıdakilerden hangisi doğrudur?

A) Dosyayı inceleyemez, suret alamaz.
B) Dosyayı hâkim izniyle inceler, suret alabilir.
C) Dosyayı inceleyebilir ancak onaylı suret alamaz.
D) Yazı işleri müdürünün yazılı izniyle hem inceler hem suret alır.
E) Yalnızca UYAP üzerinden inceleyebilir, fiziki inceleyemez.

Doğru Cevap: C (Avukatlık Kanunu m. 46 uyarınca vekâletname olmaksızın dosya incelenebilir ancak harçlandırılıp suret alınamaz).