Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar: EBYS, Belge Bölümleri, Sayı Sistemi ve GYS Hap Bilgiler

Resmi Yazışma Yönetmeliği Yazı İşleri Müdürlüğü ve Şeflik sınavlarında her yıl 5-6 soru demektir. Belge bölümleri, Times New Roman/Arial kuralları, arz-rica hiyerarşisi ve paraf tablosu.

Resmi Yazışma Kuralları ve EBYS Mevzuatının Sınavdaki Yeri

Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi doğrultusunda yenilenen Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, kamu kurumlarında ve özellikle Adalet Bakanlığı adli/idari birimlerinde (UYAP ve EBYS sistemlerinde) üretilen tüm resmi belgelerin şekil, dil ve imza standartlarını belirler.

Adalet Bakanlığı Görevde Yükselme Sınavı'nda (Yazı İşleri Müdürlüğü, Şeflik, Zabıt Kâtipliği) bu yönetmelikten istisnasız 4 ila 6 soru sorulmaktadır. Sayfa kenar boşluklarından yazı tipi boyutuna, "arz ederim / rica ederim" ayrımından gizlilik derecelerine kadar tüm kritik kuralları bu rehberde özetledik.

1. Belgenin Şekilsel Standartları ve Yazı Alanı Kuralları

Standart Unsuru	Yönetmelik Kuralı	GYS Sınav Püf Noktası
Sayfa Kenar Boşlukları	Tüm kenarlardan 2,5 cm	Sol, sağ, üst ve alt kenarlardan 2,5 cm boşluk bırakılır. (Sınavlarda 2 cm veya 3 cm denilerek yanıltılır).
Kullanılacak Yazı Tipi	Times New Roman (12 pt) veya Arial (11 pt)	Zorunlu hallerde metin kısmında 9 veya 10 puntoya, tablolarda 8 puntoya kadar düşülebilir.
Kullanılacak Kâğıt Boyutu	A4 (210 x 297 mm)	Rapor, harita ve tablolarda A3 boyutu kullanılabilir.
Satır Aralığı	1 veya 1,15 satır aralığı	Paragraflar arasında bir satır boşluk bırakılır veya paragraf sonrası boşluk verilir. Paragraf başı 1,25 cm girintili yapılabilir.

2. Resmi Belgenin Bölümleri ve Yerleşim Sırası (Yukarıdan Aşağıya)

Sınavlarda resmi yazının unsurları sırasıyla sorularak "Hangi bölüm diğerinden önce/sonra gelir?" sorusu yöneltilir. Doğru hiyerarşik sıra şöyledir:

Başlık (Antet): Belgenin yazı alanının üst kenarından itibaren ortalanarak yazılır. İlk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra kurum adı, üçüncü satıra ana hizmet birimi yazılır.
Sayı: Başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak sol kenardan başlanarak yazılır. DETSİS numarası, dosya planı kodu ve belge kayıt numarasını içerir.
Tarih: Sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Gün, ay, yıl formatında yazılır (Örn: 15.03.2026 veya 15 Mart 2026).
Konu: Sayının bir satır altına sol kenardan yazılır. Konu başlığı büyük harfle ("KONU:"), içeriği cümlenin ilk harfi büyük diğerleri küçük ve sonuna nokta konulmaksızın yazılır.
Muhatap: Konudan itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak yazılır. Belgenin gönderildiği idare veya makam adıdır.
İlgi: Muhatabın iki satır altına yazılır. Varsa daha önce yazılan yazı veya belgelere yapılan atıftır.
Metin: İlgiden sonra iki satır boşluk bırakılarak başlar. Resmi yazının asıl içeriğidir.
İmza: Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak sağ tarafa yerleştirilir. Ad küçük harf soyad BÜYÜK harfle, altına unvan yazılır.
Ek (Varsa): İmza alanından sonra iki satır boşluk bırakılarak sol kenardan yazılır.
Dağıtım (Varsa): Ekten sonra veya ek yoksa imza alanından sonra sol kenardan yazılır (Gereği ve Bilgi kısımları ayrılır).
İletişim Bilgileri ve Karekod: Sayfa alt çizgisinin altına sol tarafa kurum iletişim bilgileri, sağ tarafa ise doğrulama karekodu yerleştirilir.

3. "Arz Ederim" ve "Rica Ederim" Kullanım Matrisi

Metin bölümünün son cümlesindeki nezaket ve hiyerarşi kuralı sınavların vazgeçilmezidir:

Yazının Gönderildiği Muhatap	Kullanılacak Bitiriş İfadesi	Örnek Durum
Alt Makama veya Ast Birime Yazılan Yazılar	"Rica ederim."	Bakanlığın mahkemeye veya genel müdürlüğün adliyeye yazısı.
Üst Makama veya Üst Birime Yazılan Yazılar	"Arz ederim."	Mahkemenin HSK'ya veya Adalet Bakanlığına yazısı.
Aynı Düzeydeki (Eşit) Makamlara Yazılan Yazılar	"Arz ederim."	İki farklı ildeki Ağır Ceza Mahkemelerinin birbirine yazışması.
Hem Üst/Eşit Hem Alt Makama Birlikte Dağıtımlı Yazılar	"Arz ve rica ederim."	Dağıtımda hem üst makam hem ast birim varsa kesinlikle bu ifade kullanılır.
Gerçek Kişilere Yazılan Yazılar (Vatandaş)	"Saygılarımla rica ederim." veya "Rica ederim."	Vatandaşa hitaben yazılan bilgilendirmeler.

4. Gizlilik Dereceleri ve Süreli Yazılar

Gizlilik Dereceleri (4 Adet): ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL. Belgenin üst ve alt kenarının ortasına kırmızı renkli damgayla veya elektronik ortamda büyük harflerle yazılır.
Süreli Yazılar: "ACELE" veya "GÜNLÜK" ibaresi taşır. Belgenin sağ üst köşesine kırmızı harflerle yazılır.
Paraf (İmza Öncesi Kontrol): Belgenin kurumda kalan fiziksel nüshasında veya EBYS üzerinde taslağı hazırlayan ve hiyerarşik amirlerin onay izidir. Harici giden yazının karşı tarafa gönderilen asıl nüshasında paraf yer almaz.

GYS Resmi Yazışma Soru Örneği

Soru: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre, bir kamu idaresi hazırladığı yazıyı dağıtımlı olarak hem üst makama (bilgi için) hem de bağlı alt birimlerine (gereği için) gönderiyorsa, metin hangi ifadeyle bitirilmelidir?

A) Arz ederim B) Rica ederim C) Bilgilerinize sunarım D) Arz ve rica ederim E) Gereğini rica ederim

Doğru Cevap: D (Dağıtımlı yazılarda muhatapların bir kısmı üst/denk, bir kısmı alt makam ise metin "Arz ve rica ederim." ifadesiyle bitirilir).